Poniżej eksperci Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia, które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.

Zasada pierwsza i najważniejsza:
zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach. Możesz wykorzystać w tym celu kolorystyczny system Esselte - DESK FREE i włożyć dokument od razu do koszulki z ustalonym kodem kolorystycznym: np. kolor czerwony na oznaczenie dokumentów pilnych, niebieski na oznaczenie spraw do rozpatrzenia, żółty na oznaczenie faktur i rachunków.

Zasada druga:
wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Dziurkowanie każdego dokumentu, bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne. Zajęło by nam to co najmniej 2 godziny dziennie. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak: otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Zasada trzecia:
co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora.

Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:

• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg. Wall Street Journal)
• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
• gubi 1 na 20 dokumentów
• używa jednego zszywacza raz na 5 lat
• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat
• używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat
• używa jednego dziurkacza raz na 5 lat
• używa jedynie 200 koszulek rocznie

(Dane na podstawie: PriceWaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005)

autor: / źódło: / opracowanie:
Esselte Polska