Nie ma cudów – każdy z nas gromadzi i zbiera dziesiątki papierów. Na wszystkich biurkach znajdują się mniejsze lub większe sterty dokumentów. Najnowsze badania dowodzą, iż 48% z nas gromadzi stosy papierów, a podstawową zasadą zarządzania „stertą” jest jej ciągłe przeszukiwanie.

Jak zatem opanować chaos w dokumentach?
Papierów na biurku nie da się całkowicie wyeliminować, trzeba zatem w sprytny i przemyślany sposób nad nimi zapanować. Eksperci Esselte proponują zastosowanie kodu kolorystycznego, który w szybki i skuteczny sposób pozwoli na opanowanie stosów papierów i pozwoli na szybkie odnajdywanie poszukiwanych dokumentów pośród wielu innych znajdujących się na biurku i w biurze.

Badania nad ludzką percepcją dowodzą, że najefektywniejsze jest zastosowanie trzech kolorów – wystarczają one do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności, a przede wszystkim są łatwe do zapamiętania i rozróżnienia. Takie rozwiązanie oferuje kolekcja Esselte DESK FREE. Jest to linia produktów wykorzystywanych codziennie w pracy biurowej, która opiera się na trzech podstawowych, doskonale widocznych kolorach – czerwonym, niebieskim i żółtym.

Eksperci Esselte przestawiają 4 kroki efektywnego zarządzania dokumentami podręcznymi:

Krok 1 - wybór systemu kolorystycznego
Podziel zgromadzone dokumenty na 3 podstawowe działy lub tematy i przypisz im jeden z trzech kolorów. Możesz np. przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty (np. prezes, zarząd lub menedżer) lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwone), umiarkowanie ważne (niebieskie) oraz takie, które spokojnie można odłożyć na później (żółte). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru Twojej pracy. Od tej pory pamiętaj o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu.

Krok 2 - wybór systemu przechowywania
Są dwa podstawowe systemy przechowywania dokumentów podręcznych: leżące kuwety i stojące otwarte pojemniki. Zdecyduj się na jeden z nich i konsekwentnie trzymaj się wyboru.

Krok 3 – wybór narzędzi do archiwizacji podręcznej
Ofertówki z kolorowym brzegiem - pionowe
Jeżeli zdecydowałeś się na system kuwetowy, użyj ofertówek (rodzaj koszulki na dokumenty, która łączy w sobie także zastosowanie teczki)
w systemie kolorystycznym. Wymienne kolorowe indeksy pozwalają nie tylko dobrze i w widoczny sposób oznaczyć dokumenty, ale także umożliwiają wielokrotne wykorzystanie ofertówek – wystarczy wymienić indeks i ponownie go opisać.

autor: / źódło: / opracowanie:
Esselte Polska